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Desafio do Projeto

A ELPOR é uma distinta PME e uma referência no universo das empresas de material elétrico. Tinha o desafio de substituir uma solução de gestão documental (SmartDocs) e promover a passagem para o digital de todo o processo comercial com a ligação ao ERP.

Solução Implementada

A equipa da Step Ahead Consulting trabalhou em conjunto com a Direção da ELPOR, na análise detalhada das especificações das suas necessidades para dotar a mesma de uma plataforma de gestão de processos documentais integrada. A principal ideia consistia, por um lado, na recriação das funcionalidades existentes na anterior solução e, por outro, na inovação de um conjunto de novas funcionalidades, tendo em conta os novos desafios da Organização, o que levou à entrega da solução SIGACloud, proprietária da Step Ahead Consulting.

Desta forma foram implementados os seguintes processos:

  • Fluxo de tratamento documental das Equipas Comerciais, tendo várias entradas seja por fax (mais de 70%), por email (integração via sistema ou via utilizador) ou por input direto das Equipas Comerciais (produção documental);
  • Serviço de importação de fax e email com automatismo na distribuição por listas de trabalho (pessoais e/ou grupo) segundo regras, tendo em conta o estado de ligação a rede e a entidade fornecedor e/ou cliente;
  • Circuito de aprovação de encomendas;
  • Alertas de gestão do processo, com serviço de ligação ao ERP, permitindo que por criação documental, se enviassem os dados para o ERP, e, o ERP consultasse e criasse os respetivos documentos na gestão documental;
  • Templates de produção documental, tendo em vista à uniformização dos documentos de saída da empresa;
  • Gestão de qualidade com os vários fluxos de aprovação e publicação para consulta;
  • Publicação de campanhas e promoções para consulta das Equipas Comerciais;
  • Multi-Organização, servindo o universo de duas empresas, ELPOR e MTARON.
Resultados

Os benefícios chave alcançados incluem:

  • Desmaterialização dos processos físicos;
  • Maior eficiência e segurança no acesso à informação;
  • Maior controlo sobre os estados dos processos/documentos;
  • Preparação, formação de utilizadores e a operacionalização da totalidade do processo comercial sobre o suporte digital;
  • Diminuição drástica da documentação em suporte papel;
  • Difusão da informação em formato digital ao grupo ELPOR numa plataforma digital;
  • Implementação de uma solução transversal à empresa, com possibilidade de resolução de outros processos;
  • Utilização de datacenter único que serve o universo de informação comercial de três empresas, ELPOR, MTARON e GARVELÉCTRICA.
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