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Desafio do Projeto

O Gabinete Português de Carta Verde (GPCV) é uma associação sem fins lucrativos, de duração indeterminada que tem por objetivo fundamental desempenhar, ao abrigo da Convenção Tipo Inter-Gabinetes e do Acordo Multilateral de Garantia (actual Regulamento Geral), as funções de Gabinete Nacional de Seguros, atuando como Gabinete Emissor e como Gabinete Gestor. No âmbito da sua atividade como representante dos direitos legítimos dos seus associados e exercendo as suas funções como Gabinete Gestor e Emissor, decidiu o GPCV reformular o seu funcionamento através da implementação da solução SIGACloud, tendo como desafio a definição de uma solução orientada para a gestão de processos com a criação de bases para o tratamento de toda a informação produzida e recebida pelo GPCV e definição de um conjunto de workflow’s para as tarefas que envolvem a circulação de documentação.

Solução Implementada

A equipa da Step Ahead Consulting juntamente com os técnicos do GPCV constituíram uma equipa de consultoria que realizou a análise de todos os fluxos processuais existentes, para dotar o mesmo de uma plataforma de gestão de processos documentais integrada, entregando a solução SIGACloud, proprietária da Step Ahead Consulting.

Desta forma foram implementados os seguintes processos:

  • Gestão de Correspondência e distribuição da mesma;
  • Digitalização e Classificação dos Documentos;
  • Automatização de Respostas aos Gabinetes Gestores;
  • Desenvolvimento de Portal para o Gabinete Gestor permitindo a transmissão de informação necessária à gestão de um processo de sinistro;
  • Gestão dos Processos de Sinistro Automóvel;
  • Integração com a Solução de EmailOutlook.
Resultados

Os benefícios chave alcançados incluem:

  • Garantir uma maior proximidade entre o Gabinete Português de Carta Verde e o Gestor externo de sinistros (via utilização de um portal especifico);
  • Maior controlo contabilístico dos custos processuais;
  • Maior controlo sobre os estados dos processos/documentos;
  • Maior eficácia na transmissão de informação;
  • Maior controlo por parte da equipa de gestão e decisão;
  • Maior segurança e controlo da informação disponibilizada;
  • Reduzir o tempo de resposta na gestão diária;
  • Minimizar o erro humano através da introdução de automatismos;
  • Facilidade e rapidez de acesso à informação.
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