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Desafio do Projeto

Constituída em 2003, a PT PRO é a empresa do Grupo Portugal Telecom especializada em soluções de Business Process Outsourcing (BPO). O desafio proposto pela PT PRO tinha o intuito de preparar uma equipa multidisciplinar para a administração de uma instância SIGACloud, que albergaria vários cenários (acessos) de uma plataforma de gestão documental para terceiros, após tratamento documental pela PT PRO – Operações (digitalização e/ou importação e indexação). O desafio consistia ainda na alteração do paradigma normal no que diz respeito à disponibilização de documentação, utilizando a plataforma web do SIGACloud, de forma acessível a diversos terceiros (clientes PT PRO), partindo de uma única instância de instalação da solução, num muito curto espaço de tempo.

Solução Implementada

A equipa da Step Ahead Consulting trabalhou em conjunto com a Direção da PT PRO, para dotar a mesma de uma plataforma de gestão de processos documentais integrada, entregando a solução SIGACloud, proprietária da Step Ahead Consulting.

Desta forma foram implementados os seguintes processos:

  • A entrada de documentos para a plataforma web do SIGACloud quer em suporte físico quer digital, é efetuada respetivamente por digitalização e importação;
  • O suporte das operações de entrada dos documentos por um conjunto de funcionalidades e automatismos que permitem por exemplo, classificar o documento com um conjunto de campos por defeito, tendo em conta o seu ponto de entrada e a natureza do seu suporte; efetuar leitura de código de barras para referenciação do arquivo do suporte físico; colocar um carimbo digital nos documentos recebidos por correio eletrónico;
  • A disponibilização dos documentos pós indexação, para clientes da PT PRO, de acordo com as regras definidas para tratamento da informação, para a sua documentação. Toda a distribuição pelos diversos grupos de trabalho e utilizadores, é efetuada de forma automática, assente nas regras e nas especificidades dos processos de negócio para esta prestação de serviços, definidas pelo cliente e geridas pelo motor de workflow Business Processes Automation (BPA).
Resultados

Os benefícios chave alcançados incluem:

  • Instalação da solução de gestão documental SIGACloud, em dois ambientes, um de qualidade e outro de produção;
  • Implementação de uma plataforma web do SIGACloud de forma a acessível a diversos terceiros (clientes PT PRO);
  • Preparação, formação de utilizadores e a operacionalização de um processo visando a digitalização, classificação e indexação, de documentação em suporte papel e digital (email) na PT PRO;
  • Disponibilização dos documentos indexados pela PT PRO, aos clientes PT PRO de acordo com as especificidades dos processos de negócio recorrendo para tal, às funcionalidades do motor de workflow BPA;
  • Desenvolvimento da plataforma no sentido da alteração do paradigma, “uma instância uma entidade” e a compartimentação de funções e dados de sistema e transversais no SIGACloud.
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