SIGACON – GESTÃO CONSULAR

Fruto de um desenvolvimento de mais de uma década, a Step Ahead Consulting criou uma plataforma integrada de gestão de Missões Diplomáticas que vai muito além da gestão do front e backoffices, para abranger todos os domínios administrativos destas entidades.

Já em utilização por mais de 50 Missões Diplomáticas

Com o SIGACON a gestão das missões diplomáticas é transversal e simples.

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ESTRUTURA MODULAR

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Módulo de Gestão de Atendimento
  • Software de Back e Front Office para Processamento das Solicitações dos utentes;
  • “Mala Consular” (Consulado Móvel, com recolha de Dados Biométricos integrada e emissão de Cartões Consulares na hora);
  • “Consulado Virtual” (Pedido de Vistos On-line e Agendamentos, que integra uma plataforma SMS de notificação de Utentes/Empresas);
  • Sistema de Senhas e Plasmas Informativos;
  • Atendimento em Balcão para entrada (integração com Módulo Documental) e Pagamento de Pedidos (integração com Módulo Financeiro);
  • Sistema de Emissão de Senhas de Atendimento e Gestão de Filas de Espera;
  • “Quiosques” Biométricos para recolha de Dados e emissão imediata de Cartões Consulares;
  • “Folhas de Caixa” para controlo de valores pagos.
Módulo de Gestão Documental
  • Introdução (através de Importação ou Digitalização) Centralizada de Documentos na Plataforma;
  • Listas de Trabalho (para a Tramitação dos Processos) de acordo com Estados;
  • Gestão e Manutenção de Bases de Dados de Entidades;
  • Níveis de Segurança e/ou Prioridade para Acesso à Documentação;
  • Gestão de Prazos de tratamento dos Processos;
  • Catalogação Arquivística mais Eficaz dos Documentos físicos;
  • Histórico de Atribuição para rastrear o Percurso /Interação do Documento desde a sua Entrada na Plataforma;
  • Pesquisa de Documentos e Processos altamente Flexível e Abrangente;
  • Certificação de Autenticidade de Documentos com Etiquetas geradas pela Plataforma, permitindo detetar situações irregulares.
Módulo de Gestão e Recuperação de Arquivo
  • Gestão da Recuperação, Manutenção e Catalogação do Arquivo da Organização;
  • Gestão de Arquivos para Implementação, no espaço físico da Entidade, de Soluções de Arquivo Flexíveis e financeiramente atrativas;
  • Serviços de Gestão e Custódia de Arquivo para a conceção de Planos de Arquivo dentro ou fora da Organização;
  • Serviço de Digitalização e Importação para a Captura dos Documentos on-line e off-line;
  • Arquivo orientado ao Cidadão;
  • Indexação por Listas de Trabalho e Lotes;
  • Integração com a Base de Dados Geral para a correlação dos Registos Recuperados com os Atuais;
  • Sistema de Pesquisas Abrangente (para encontrar registos de difícil acesso).
Módulo de Gestão Financeira
  • Gestão de Requisições com Fluxos de Aprovação para gerir os pedidos de compra;
  • Gestão Orçamental do Ano Corrente e Anterior (para análise sobre Desvios Orçamentais anuais, mensais e pendentes);
  • Gestão de Despesas por Cabimentação e Acompanhamento de Desvios;
  • Emissão de Mapas segundo modelos Certificados pela Legislação em vigor no país.
Módulo de Gestão de Património
  • Sistema para Inventário do Imobilizado Existente;
  • Fichas de Identificação dos Bens (móveis, veículos, imóveis e ativos intangíveis);
  • Fichas de Abate;
  • Inventário dos Bens Móveis por Local (Edifício, Piso/Andar, Sala/Espaço) com respetivas Etiquetas;
  • Recolha de Dados no Terreno com recurso a Dispositivos Móveis (Leitores de Códigos de Barras);
  • Recuperação de Histórico;
  • Mapa de Amortizações com respetivo Cálculo e alterações Patrimoniais, de acordo com o Classificador Patrimonial em vigor;
  • Emissão de Mapas e Relatórios:
    • Inventários Analíticos;
    • Inventários Consolidados por Classificador Agrupador, Unidade Orçamental e Órgão Dependente.
Módulo de Gestão de RH
  • Criação e Manutenção de uma Base de Dados de Funcionários com Informação Biométrica (Sistema de Ponto) associada ao Processo do Funcionário;
  • Gestão de Remunerações, Faltas, Atividades Desempenhadas e Missões Efetuadas;
  • Centralização do Registo de Funcionários, permitindo o seu Acesso por qualquer outra Missão Consular;
  • Processamento de Salários dos Funcionários e respetiva Emissão de Recibos (integração com Módulo Financeiro);
  • Elaboração, Gestão e Emissão do Plano de Férias dos Funcionários.
Módulo Mobile
  • Solução Móvel com Agregador de Informação Financeira (sistemas iOS e Android);
  • Emissão de Mapas e Gráficos de Monitorização dos Serviços e Níveis de Desempenho;
  • Principais Mapas e Gráficos disponibilizados:
    • Faturação Acumulada por Área e Total;
    • Faturação apresentada por Dia, Semana, Mês, Trimestre e Ano;
    • Atos Realizados por Área e respetivo Valor.
Vantagens
  • Informatizar os Serviços Consulares, modernizando-os;
  • Permitir um maior controlo dos Processos Internos (Recursos Humanos, Financeiro e Administrativo), do negócio do Consulado e Embaixada (o processamento dos actos e pedidos consulares, o próprio atendimento ao balcão e toda a organização logística subjacente);
  • Garantir uma maior Segurança dos Dados;
  • Desburocratizar procedimentos de Gestão Administrativa;
  • Incrementar a eficácia e eficiência no Serviço Público prestado.
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