A Guarda Nacional Republicana (GNR) é uma força de segurança de natureza militar, constituída por militares organizados num corpo especial de tropas e dotada de autonomia administrativa, com jurisdição em todo o território nacional e no mar territorial. O desafio do projeto passava pela implementação de um sistema de gestão documental que sendo específico, conseguisse ser facilmente adaptável e transversal a todas as diversas áreas e realidades da GNR. Pretendia-se acabar com a proliferação de soluções informáticas estanques e fechadas a determinadas áreas, e conseguir uma base aplicacional comum que permitisse uma real fluidez na circulação e tratamento do Expediente, dos Processos e dos Despachos e Tarefas da GNR.
A equipa da Step Ahead Consulting trabalhou em conjunto com o comando da GNR, para dotar a mesma de uma plataforma simples que utiliza a web para dispositivo de dados, altamente flexível e parametrizável de forma a adaptar-se a diferentes cenários com agilidade e rapidez, entregando a solução SIGACloud, proprietária da Step Ahead Consulting.
Desta forma foram implementados os seguintes processos:
- Gestão de Correspondência e distribuição da mesma;
- Digitalização e Classificação dos Documentos;
- Indexação de Documentos;
- Sistema de Pesquisas abrangente que permite uma rápida pesquisa de registos;
- Funcionalidades de Despachos;
- Sistema de Permissões e Acessos.
Os benefícios chave alcançados incluem:
- Instalação da solução de gestão documental SIGACloud, em dois ambientes, um de qualidade e outro de produção;
- Implementação de uma funcionalidade de Despacho com virtualidades benéficas para a atribuição de tarefas a vários utilizadores, sem alterar o status-quo vigente, apenas informatizando-o, replicando para as novas tecnologias a figura do Despacho em papel que está ainda tão presente nas instituições públicas portuguesas;
- Sistema de permissões e acessos que permite a elaboração partilhada de documentos com versões disponíveis e possibilidade de rastreio das alterações, conseguindo-se assim conjugar num único documento, diversos outputs de variados utilizadores;
- Integração com o inbox do Outlook para entrada de registos automática na lista de trabalho da aplicação;
- Implementação de uma solução transversal à organização com possibilidade de tratamento de Processos específicos à Organização, bem como Processos ad-hoc de todos os tipos que possam surgir.
