Além dos Requisitos: Como os Business Analysts criam valor através da Investigação

No artigo que se segue, Sofia Quirino, Consultant da Step Ahead Consulting, analisa o papel cada vez mais estratégico dos Business Analysts (BA) no contexto atual das organizações.

Inserido na iniciativa Step Ahead Consulting Insights, o artigo revela como a investigação estruturada permite aos BAs criarem verdadeiro valor, indo muito além da simples recolha de requisitos.

Além dos Requisitos: Como os Business Analysts criam valor através da Investigação

No mundo acelerado e competitivo da análise de negócios, há uma armadilha perigosa na qual muitos business analysts (BAs) caem: assumir o papel de simples tomadores de notas, documentando pedidos sem questionar. Esta abordagem, embora eficiente à primeira vista, leva a soluções indesejáveis, desperdício de recursos e projetos desalinhados com os verdadeiros objetivos do negócio. O problema central? Os stakeholders nem sempre sabem exatamente o que precisam – apenas o que acham que querem. E cabe ao Business Analyst diferenciar entre uma e outra coisa.

Os melhores BAs não aceitam pedidos de funcionalidades sem antes compreenderem a fundo os problemas subjacentes. Tal como um investigador, um BA eficaz não se satisfaz com respostas superficiais. Ele faz perguntas incisivas, liga pontos dispersos, identifica padrões ocultos e desafia pressupostos. Em vez de executar cegamente o que lhe é pedido, ele procura entender o porquê aquele pedido surgiu e se essa é, de facto, a melhor solução para o problema real.

Ao pensar como um investigador, o BA torna-se um solucionador estratégico de problemas, analisando evidências, consultando múltiplas fontes, pesquisando como desafios semelhantes foram resolvidos e validando hipóteses antes de recomendar um caminho. Esta abordagem não apenas melhora a qualidade das soluções, mas também evita desperdícios, reduz falhas e garante que o produto final realmente agrega valor ao negócio.

O papel do Business Analyst além dos requisitos

O Business Analyst (BA) é frequentemente visto como o profissional responsável por recolher e documentar requisitos para projetos e sistemas. No entanto, essa visão limitada ignora a sua verdadeira essência: um BA eficaz não regista apenas pedidos dos stakeholders, mas investiga profundamente as necessidades do negócio, analisa processos e identifica oportunidades de melhoria.

Num mundo cada vez mais orientado para a inovação e a transformação digital, o BA torna-se uma peça-chave na ligação entre a estratégia e a operação. Para além de traduzir as necessidades do negócio em soluções tecnológicas ou operacionais, o BA deve utilizar variados métodos de investigação para compreender as verdadeiras necessidades dos utilizadores, antecipar problemas e propor soluções mais eficazes na colmatação das suas dores.

A investigação é, portanto, uma competência essencial para o BA, permitindo-lhe ir além do óbvio e descobrir oportunidades que os próprios stakeholders podem não ter identificado. Através de entrevistas, análise de dados, observação e modelação de processos, o BA desempenha um papel fundamental na criação de valor dentro das organizações.

A Investigação como pilar fundamental do valor do Business Analyst?

O trabalho de um Business Analyst vai muito além da mera documentação de requisitos. Para garantir que as soluções propostas realmente resolvem os problemas do negócio, o BA precisa de agir como um verdadeiro investigador, analisando processos, explorando dados e questionando hipóteses.

O BA é, muitas vezes, o “detetive corporativo” da organização. Através de uma abordagem estruturada, ele mergulha nos desafios do negócio para descobrir não só o que os stakeholders dizem querer, mas o que realmente precisam. Isto exige uma mentalidade curiosa e crítica, capaz de identificar lacunas, inconsistências e oportunidades de melhoria que podem passar despercebidas numa abordagem superficial.

Para conduzir essa investigação, o BA recorre a diversas técnicas, como:

Entrevistas e workshops com stakeholders para compreender os seus desafios e objetivos.

Observação direta de processos para identificar ineficiências que não são mencionadas verbalmente.

Data analysis para fundamentar decisões com base em factos e tendências, em vez de opiniões.

Benchmarking para entender como outras empresas ou setores resolvem problemas semelhantes.

O objetivo não é apenas obter respostas, mas sim fazer as perguntas certas. Muitas vezes, os stakeholders sabem que algo não está a funcionar bem, mas não conseguem articular a causa raiz do problema. Cabe ao BA investigar para descobrir essas respostas e garantir que as soluções propostas resolvem os desafios reais do negócio.

Ao dominar a investigação, o Business Analyst eleva o seu papel de mero tradutor de requisitos para agente estratégico da verdadeira mudança, garantindo que as decisões da empresa são informadas, fundamentadas e alinhadas com os objetivos de longo prazo.

Descobrir necessidades que os stakeholders não conseguem comunicar

Um dos maiores desafios do Business Analyst (BA) é perceber que os stakeholders nem sempre conseguem articular exatamente o que precisam. Muitas vezes, os pedidos que fazem refletem sintomas de problemas mais profundos, e não as suas causas reais. Cabe ao BA investigar além do que é dito, identificando necessidades implícitas e oportunidades escondidas.

É válido questionar: Porque é que os stakeholders não expressam simplesmente as suas reais necessidades?

Há várias razões para isso:

Falta de conhecimento técnico ou de processos: Os stakeholders podem não compreender completamente o sistema ou o processo atual e, por isso, fazem pedidos baseados no que conhecem, e não na melhor solução possível.

Resistance to change: Muitas vezes, as pessoas estão habituadas a trabalhar de determinada forma e não percebem que existem formas mais eficientes de realizar as mesmas tarefas.

Foco na solução, não no problema: Os stakeholders tendem a pedir funcionalidades específicas sem descrever a dor que querem resolver. Um BA experiente faz perguntas para chegar à raiz do problema.

Técnicas para extrair requisitos implícitos

Para descobrir o que os stakeholders realmente precisam, o BA pode recorrer a várias estratégias. Apresentam-se de seguida alguns exemplos ilustrativos:

Perguntar “Porquê?” repetidamente (Técnica dos 5 Porquês) → Ajuda a aprofundar a causa raiz de um problema.

Mapear a jornada do utilizador → Permite visualizar onde ocorrem fricções e ineficiências num processo.

Analisar padrões e dados → Em vez de confiar apenas na perceção dos stakeholders, o BA pode explorar dados concretos para identificar tendências e necessidades latentes.

Realizar testes ou prototipagem → Mostrar uma versão inicial de uma solução pode ajudar os stakeholders a perceberem melhor o que realmente precisam.

O BA como facilitador de decisões estratégicas

O BA atua como um elo entre diferentes níveis da empresa — desde os utilizadores operacionais até à gestão de topo — traduzindo informação crua em insights valiosos. Através da sua investigação, ajuda a responder a perguntas críticas, como:

Quais são as verdadeiras causas dos desafios do negócio?

Quais as opções mais viáveis para resolver um problema?

Como cada decisão impacta os objetivos estratégicos da empresa?

Existem riscos ocultos que devem ser considerados?

Para fornecer estas respostas, o BA utiliza diversas abordagens analíticas:

Análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) → Permite avaliar cenários e apoiar a formulação de estratégias mais eficazes.

Modelação de Processos → Ajuda a visualizar como os fluxos de trabalho podem ser otimizados para melhorar a eficiência.

Análise de Custo-Benefício → Avalia se um investimento em tecnologia ou processo realmente trará retorno para a organização.

Data-Driven Decision Making → Utiliza métricas e estatísticas para orientar escolhas mais informadas.

Mitigação de riscos e Priorização de soluções

Ao compreender o contexto mais amplo da empresa, o BA também ajuda a mitigar riscos. Um problema mal definido pode levar a soluções ineficazes, desperdício de recursos e atrasos nos projetos. Através da sua investigação, o BA identifica potenciais obstáculos e permite que a empresa tome decisões mais seguras e sustentáveis.

Além disso, como os recursos (tempo, dinheiro, esforço) são sempre limitados, o BA contribui para a priorização das iniciativas. Ao apresentar dados sólidos e avaliações realistas, ele permite que a gestão concentre esforços nas soluções que geram maior impacto estratégico.

A capacidade do Business Analyst de transformar investigação em insights estratégicos faz com que ele seja muito mais do que um intermediário entre o negócio e a tecnologia. Ele torna-se um parceiro essencial na tomada de decisões, ajudando as organizações a navegarem num ambiente cada vez mais complexo e competitivo.

Ferramentas e técnicas de investigação

Para que um Business Analyst consiga obter insights valiosos e consiga fundamentar as suas recomendações, é essencial recorrer a um conjunto de ferramentas e técnicas de investigação. Estas metodologias permitem-lhe recolher dados, analisar processos e identificar oportunidades de melhoria de forma estruturada e eficaz.

Entrevistas e Workshops com Stakeholders

Uma das técnicas mais fundamentais para um BA é a entrevista com stakeholders. Estas sessões permitem compreender necessidades, expectativas e desafios do negócio diretamente com as pessoas envolvidas.

Boas práticas:

Preparar perguntas abertas para obter respostas detalhadas.

Utilizar técnicas como os “5 Porquês” para aprofundar a raiz dos problemas.

Promover workshops colaborativos para reunir múltiplas perspetivas e estimular brainstorming de soluções.

Shadowing

Nem sempre os stakeholders conseguem expressar claramente os seus desafios. Por isso, a observação direta do trabalho diário dos utilizadores finais pode revelar ineficiências que não seriam identificadas apenas através de entrevistas.

Exemplo: Um BA que acompanha o processo de atendimento ao cliente pode descobrir que os operadores perdem tempo devido à necessidade de inserir manualmente os mesmos dados em múltiplos sistemas.

Data analysis

Tomar decisões baseadas em dados é essencial para evitar suposições incorretas. O BA pode utilizar ferramentas de Business Intelligence (BI) para analisar métricas e identificar tendências.

Alguns métodos:

Análise de KPIs (Key Performance Indicators) para medir a eficiência dos processos.

Identificação de padrões através de análise de dados históricos.

Modelação de processos

A visualização de processos é uma ferramenta poderosa para compreender e otimizar fluxos de trabalho. Algumas técnicas incluem:

Diagramas BPMN (Business Process Model and Notation): Para mapear fluxos de trabalho detalhados.

Diagramas UML (Unified Modeling Language): Para representar interações entre sistemas e utilizadores.

Prototipagem e POCs

A criação de protótipos permite validar ideias antes de se investir em desenvolvimento completo. O BA pode utilizar:

Wireframes e mockups para visualizar interfaces e funcionalidades.

Prototipagem rápida para testar soluções com utilizadores finais.

Benchmarking

Comparar as práticas da empresa com as melhores do setor permite identificar oportunidades de inovação. O Business Analyst (BA) pode:

Estudar concorrentes e tendências de mercado para compreender padrões, antecipar mudanças e identificar lacunas estratégicas.

Analisar estudos de caso de soluções bem-sucedidas, extraindo lições aplicáveis ao contexto da organização.

Participar em conferências e redes de conhecimento para obter novas perspetivas e insights sobre as melhores práticas do setor.

Além disso, o benchmarking não se limita a uma análise passiva da concorrência, mas envolve uma abordagem estruturada, onde o BA pode:

Definir KPIs de referência para avaliar o desempenho da empresa em relação ao mercado.

Realizar entrevistas e pesquisas com especialistas e stakeholders para recolher dados qualitativos.

Explorar metodologias ágeis e inovações tecnológicas utilizadas por empresas líderes para otimizar processos internos.

O Business Analyst tem ao seu dispor uma ampla quantidade de ferramentas para conduzir investigações detalhadas e basear as suas recomendações em factos concretos. Ao dominar estas técnicas, o BA não só melhora a eficiência operacional e estratégica da empresa, como também se torna um facilitador da mudança e da inovação, garantindo que as soluções propostas realmente criam valor para o negócio.

Conclusion

O papel do Business Analyst vai muito além da recolha de requisitos e da documentação de processos. Como verdadeiro investigador dentro da organização, o BA transforma dados, insights e análises em valor real para o negócio. Através de um olhar crítico e inquisitivo, consegue não só resolver problemas, mas também antecipá-los, propondo soluções estratégicas e inovadoras.

Desde a identificação de necessidades latentes até à validação de hipóteses através de técnicas estruturadas, o BA assume-se como um elemento essencial para a evolução e competitividade da empresa. A investigação contínua permite-lhe manter-se atualizado, compreender as mudanças do mercado e colaborar eficazmente com equipas multidisciplinares, garantindo que as soluções implementadas não são apenas funcionais, mas verdadeiramente transformadoras.

Num mundo empresarial cada vez mais dinâmico, onde a inovação e a adaptação são fundamentais, o Business Analyst que investe na sua capacidade investigativa não só se destaca profissionalmente, como se torna um pilar essencial para o sucesso organizacional. Afinal, os melhores BAs não se limitam a documentar o presente — eles exploram o futuro e moldam o caminho para que as empresas prosperem.

Sofia Quirino, Consultant @Step Ahead Consulting