Além dos Requisitos: Como os Business Analysts criam valor através da Investigação

No mundo acelerado e competitivo da análise de negócios, há uma armadilha perigosa na qual muitos business analysts (BAs) caem: assumir o papel de simples tomadores de notas, documentando pedidos sem questionar. Esta abordagem, embora eficiente à primeira vista, leva a soluções indesejáveis, desperdício de recursos e projetos desalinhados com os verdadeiros objetivos do negócio. O problema central? Os stakeholders nem sempre sabem exatamente o que precisam – apenas o que acham que querem. E cabe ao Business Analyst diferenciar entre uma e outra coisa.

Os melhores BAs não aceitam pedidos de funcionalidades sem antes compreenderem a fundo os problemas subjacentes. Tal como um investigador, um BA eficaz não se satisfaz com respostas superficiais. Ele faz perguntas incisivas, liga pontos dispersos, identifica padrões ocultos e desafia pressupostos. Em vez de executar cegamente o que lhe é pedido, ele procura entender o porquê aquele pedido surgiu e se essa é, de facto, a melhor solução para o problema real.

Ao pensar como um investigador, o BA torna-se um solucionador estratégico de problemas, analisando evidências, consultando múltiplas fontes, pesquisando como desafios semelhantes foram resolvidos e validando hipóteses antes de recomendar um caminho. Esta abordagem não apenas melhora a qualidade das soluções, mas também evita desperdícios, reduz falhas e garante que o produto final realmente agrega valor ao negócio.

O papel do Business Analyst além dos requisitos

O Business Analyst (BA) é frequentemente visto como o profissional responsável por recolher e documentar requisitos para projetos e sistemas. No entanto, essa visão limitada ignora a sua verdadeira essência: um BA eficaz não regista apenas pedidos dos stakeholders, mas investiga profundamente as necessidades do negócio, analisa processos e identifica oportunidades de melhoria.

Num mundo cada vez mais orientado para a inovação e a transformação digital, o BA torna-se uma peça-chave na ligação entre a estratégia e a operação. Para além de traduzir as necessidades do negócio em soluções tecnológicas ou operacionais, o BA deve utilizar variados métodos de investigação para compreender as verdadeiras necessidades dos utilizadores, antecipar problemas e propor soluções mais eficazes na colmatação das suas dores.

A investigação é, portanto, uma competência essencial para o BA, permitindo-lhe ir além do óbvio e descobrir oportunidades que os próprios stakeholders podem não ter identificado. Através de entrevistas, análise de dados, observação e modelação de processos, o BA desempenha um papel fundamental na criação de valor dentro das organizações.

A Investigação como pilar fundamental do valor do Business Analyst?

O trabalho de um Business Analyst vai muito além da mera documentação de requisitos. Para garantir que as soluções propostas realmente resolvem os problemas do negócio, o BA precisa de agir como um verdadeiro investigador, analisando processos, explorando dados e questionando hipóteses.

O BA é, muitas vezes, o “detetive corporativo” da organização. Através de uma abordagem estruturada, ele mergulha nos desafios do negócio para descobrir não só o que os stakeholders dizem querer, mas o que realmente precisam. Isto exige uma mentalidade curiosa e crítica, capaz de identificar lacunas, inconsistências e oportunidades de melhoria que podem passar despercebidas numa abordagem superficial.

Para conduzir essa investigação, o BA recorre a diversas técnicas, como:

• Entrevistas e workshops com stakeholders para compreender os seus desafios e objetivos.
• Observação direta de processos para identificar ineficiências que não são mencionadas verbalmente.
• Análise de dados para fundamentar decisões com base em factos e tendências, em vez de opiniões.
• Benchmarking para entender como outras empresas ou setores resolvem problemas semelhantes.

O objetivo não é apenas obter respostas, mas sim fazer as perguntas certas. Muitas vezes, os stakeholders sabem que algo não está a funcionar bem, mas não conseguem articular a causa raiz do problema. Cabe ao BA investigar para descobrir essas respostas e garantir que as soluções propostas resolvem os desafios reais do negócio.

Ao dominar a investigação, o Business Analyst eleva o seu papel de mero tradutor de requisitos para agente estratégico da verdadeira mudança, garantindo que as decisões da empresa são informadas, fundamentadas e alinhadas com os objetivos de longo prazo.

Descobrir necessidades que os stakeholders não conseguem comunicar

Um dos maiores desafios do Business Analyst (BA) é perceber que os stakeholders nem sempre conseguem articular exatamente o que precisam. Muitas vezes, os pedidos que fazem refletem sintomas de problemas mais profundos, e não as suas causas reais. Cabe ao BA investigar além do que é dito, identificando necessidades implícitas e oportunidades escondidas.

É válido questionar: Porque é que os stakeholders não expressam simplesmente as suas reais necessidades?

Há várias razões para isso:

• Falta de conhecimento técnico ou de processos: Os stakeholders podem não compreender completamente o sistema ou o processo atual e, por isso, fazem pedidos baseados no que conhecem, e não na melhor solução possível.
• Resistência à mudança: Muitas vezes, as pessoas estão habituadas a trabalhar de determinada forma e não percebem que existem formas mais eficientes de realizar as mesmas tarefas.
• Foco na solução, não no problema: Os stakeholders tendem a pedir funcionalidades específicas sem descrever a dor que querem resolver. Um BA experiente faz perguntas para chegar à raiz do problema.

Técnicas para extrair requisitos implícitos

Para descobrir o que os stakeholders realmente precisam, o BA pode recorrer a várias estratégias. Apresentam-se de seguida alguns exemplos ilustrativos:

• Perguntar “Porquê?” repetidamente (Técnica dos 5 Porquês) → Ajuda a aprofundar a causa raiz de um problema.
• Mapear a jornada do utilizador → Permite visualizar onde ocorrem fricções e ineficiências num processo.
• Analisar padrões e dados → Em vez de confiar apenas na perceção dos stakeholders, o BA pode explorar dados concretos para identificar tendências e necessidades latentes.
• Realizar testes ou prototipagem → Mostrar uma versão inicial de uma solução pode ajudar os stakeholders a perceberem melhor o que realmente precisam.

O BA como facilitador de decisões estratégicas

O BA atua como um elo entre diferentes níveis da empresa — desde os utilizadores operacionais até à gestão de topo — traduzindo informação crua em insights valiosos. Através da sua investigação, ajuda a responder a perguntas críticas, como:

• Quais são as verdadeiras causas dos desafios do negócio?
• Quais as opções mais viáveis para resolver um problema?
• Como cada decisão impacta os objetivos estratégicos da empresa?
• Existem riscos ocultos que devem ser considerados?

Para fornecer estas respostas, o BA utiliza diversas abordagens analíticas:

• Análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) → Permite avaliar cenários e apoiar a formulação de estratégias mais eficazes.
• Modelação de Processos → Ajuda a visualizar como os fluxos de trabalho podem ser otimizados para melhorar a eficiência.
• Análise de Custo-Benefício → Avalia se um investimento em tecnologia ou processo realmente trará retorno para a organização.
• Data-Driven Decision Making → Utiliza métricas e estatísticas para orientar escolhas mais informadas.

Mitigação de riscos e Priorização de soluções

Ao compreender o contexto mais amplo da empresa, o BA também ajuda a mitigar riscos. Um problema mal definido pode levar a soluções ineficazes, desperdício de recursos e atrasos nos projetos. Através da sua investigação, o BA identifica potenciais obstáculos e permite que a empresa tome decisões mais seguras e sustentáveis.

Além disso, como os recursos (tempo, dinheiro, esforço) são sempre limitados, o BA contribui para a priorização das iniciativas. Ao apresentar dados sólidos e avaliações realistas, ele permite que a gestão concentre esforços nas soluções que geram maior impacto estratégico.

A capacidade do Business Analyst de transformar investigação em insights estratégicos faz com que ele seja muito mais do que um intermediário entre o negócio e a tecnologia. Ele torna-se um parceiro essencial na tomada de decisões, ajudando as organizações a navegarem num ambiente cada vez mais complexo e competitivo.

Ferramentas e técnicas de investigação

Para que um Business Analyst consiga obter insights valiosos e consiga fundamentar as suas recomendações, é essencial recorrer a um conjunto de ferramentas e técnicas de investigação. Estas metodologias permitem-lhe recolher dados, analisar processos e identificar oportunidades de melhoria de forma estruturada e eficaz.

1. Entrevistas e Workshops com Stakeholders

Uma das técnicas mais fundamentais para um BA é a entrevista com stakeholders. Estas sessões permitem compreender necessidades, expectativas e desafios do negócio diretamente com as pessoas envolvidas.

• Boas práticas:
  • Preparar perguntas abertas para obter respostas detalhadas.
  • Utilizar técnicas como os “5 Porquês” para aprofundar a raiz dos problemas.
  • Promover workshops colaborativos para reunir múltiplas perspetivas e estimular brainstorming de soluções.

2. Shadowing

Nem sempre os stakeholders conseguem expressar claramente os seus desafios. Por isso, a observação direta do trabalho diário dos utilizadores finais pode revelar ineficiências que não seriam identificadas apenas através de entrevistas.

• Exemplo: Um BA que acompanha o processo de atendimento ao cliente pode descobrir que os operadores perdem tempo devido à necessidade de inserir manualmente os mesmos dados em múltiplos sistemas.

3. Análise de Dados

Tomar decisões baseadas em dados é essencial para evitar suposições incorretas. O BA pode utilizar ferramentas de Business Intelligence (BI) para analisar métricas e identificar tendências.

• Alguns métodos:
  • Análise de KPIs (Key Performance Indicators) para medir a eficiência dos processos.
  • Identificação de padrões através de análise de dados históricos.

4. Modelação de processos

A visualização de processos é uma ferramenta poderosa para compreender e otimizar fluxos de trabalho. Algumas técnicas incluem:

• Diagramas BPMN (Business Process Model and Notation): Para mapear fluxos de trabalho detalhados.
• Diagramas UML (Unified Modeling Language): Para representar interações entre sistemas e utilizadores.

5. Prototipagem e POCs

A criação de protótipos permite validar ideias antes de se investir em desenvolvimento completo. O BA pode utilizar:

• Wireframes e mockups para visualizar interfaces e funcionalidades.
• Prototipagem rápida para testar soluções com utilizadores finais.

6. Benchmarking

Comparar as práticas da empresa com as melhores do setor permite identificar oportunidades de inovação. O Business Analyst (BA) pode:

• Estudar concorrentes e tendências de mercado para compreender padrões, antecipar mudanças e identificar lacunas estratégicas.
• Analisar estudos de caso de soluções bem-sucedidas, extraindo lições aplicáveis ao contexto da organização.
• Participar em conferências e redes de conhecimento para obter novas perspetivas e insights sobre as melhores práticas do setor.

Além disso, o benchmarking não se limita a uma análise passiva da concorrência, mas envolve uma abordagem estruturada, onde o BA pode:

• Definir KPIs de referência para avaliar o desempenho da empresa em relação ao mercado.
• Realizar entrevistas e pesquisas com especialistas e stakeholders para recolher dados qualitativos.
• Explorar metodologias ágeis e inovações tecnológicas utilizadas por empresas líderes para otimizar processos internos.

O Business Analyst tem ao seu dispor uma ampla quantidade de ferramentas para conduzir investigações detalhadas e basear as suas recomendações em factos concretos. Ao dominar estas técnicas, o BA não só melhora a eficiência operacional e estratégica da empresa, como também se torna um facilitador da mudança e da inovação, garantindo que as soluções propostas realmente criam valor para o negócio.

Conclusão

O papel do Business Analyst vai muito além da recolha de requisitos e da documentação de processos. Como verdadeiro investigador dentro da organização, o BA transforma dados, insights e análises em valor real para o negócio. Através de um olhar crítico e inquisitivo, consegue não só resolver problemas, mas também antecipá-los, propondo soluções estratégicas e inovadoras.

Desde a identificação de necessidades latentes até à validação de hipóteses através de técnicas estruturadas, o BA assume-se como um elemento essencial para a evolução e competitividade da empresa. A investigação contínua permite-lhe manter-se atualizado, compreender as mudanças do mercado e colaborar eficazmente com equipas multidisciplinares, garantindo que as soluções implementadas não são apenas funcionais, mas verdadeiramente transformadoras.

Num mundo empresarial cada vez mais dinâmico, onde a inovação e a adaptação são fundamentais, o Business Analyst que investe na sua capacidade investigativa não só se destaca profissionalmente, como se torna um pilar essencial para o sucesso organizacional. Afinal, os melhores BAs não se limitam a documentar o presente — eles exploram o futuro e moldam o caminho para que as empresas prosperem.